Microsoft 365 durch Open Source ersetzen: Ein praktischer Leitfaden

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Deko: europäische Sterne mit Schriftzug "Digitale Souveränität"

Microsoft erhöht zum 1. Juli 2026 die Preise für Microsoft 365 erneut. Microsoft 365 Business Basic wird um 17 % teurer, Business Standard um 12 %, die Enterprise-Lizenzen steigen um 5 bis 13 %. Bei einem kleinen Unternehmen mit zehn Arbeitsplätzen und Business Standard summiert sich das auf über 1.680 Euro im Jahr, Tendenz steigend. Microsoft begründet die Erhöhung mit neuen KI-Funktionen und Sicherheitsfeatures, die pauschal allen Kund°Innen aufgedrückt werden, ob sie sie brauchen oder nicht. Wer Copilot in Word nicht haben will, zahlt trotzdem dafür.

Das wäre als reines Kostenproblem schon ärgerlich genug. Aber es kommt ein zweites, grundlegenderes Problem dazu: Wer Microsoft 365 nutzt, legt seine gesamte digitale Infrastruktur in die Hände eines US-amerikanischen Unternehmens. Und spätestens seit der eidlichen Aussage des Microsoft-Rechtsverantwortlichen für Frankreich vor dem französischen Senat im Juni 2025 ist klar, was das bedeutet. Er konnte nicht garantieren, dass Daten europäischer Kund°Innen vor einem stillen Zugriff durch US-Behörden geschützt sind, selbst wenn sie auf Servern in Europa liegen. Der CLOUD Act und der Homeland Security Act machen die physische Lokation der Daten irrelevant. Entscheidend ist, welchem Recht das Unternehmen unterliegt, das die Infrastruktur betreibt. Und Microsoft unterliegt US-Recht. Dazu kommt, dass Microsoft Richter°Innen des internationalen Strafgerichtshofs in Den Haag auf Weisung der Trump-Regierung nicht nur den Mail-Zugang abgeschaltet hat, sondern diese auch von Amazon, Booking, Kreditkarten, AirBnB und PayPal ausgeschlossen wurden. Es wird immer dringlicher, sich von US-Anbietern zu emanzipieren.

Es gibt also gute Gründe, sich nach Alternativen umzusehen. Die gute Nachricht: Der Open-Source-Bereich hat in den letzten Jahren erheblich aufgeholt und bietet für praktisch jede Komponente von Microsoft 365 eine funktionale Alternative. Die weniger gute Nachricht: Es ist kein Umstieg per Knopfdruck und erfordert die Bereitschaft, sich einzuarbeiten.

Die Office-Suite: LibreOffice und was danach kommt

LibreOffice ist die naheliegendste Alternative zu Word, Excel und PowerPoint. Die aktuelle Version 26.2.3 ist ein ausgereiftes Paket mit Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentationssoftware (Impress), Zeichenprogramm (Draw), Datenbank (Base) und Formeleditor (Math). LibreOffice läuft auf Windows, macOS und Linux, öffnet und speichert Microsoft-Office-Formate und wird von der Document Foundation als gemeinnützige Stiftung entwickelt, mit 295 aktiven Entwickler°Innen im vergangenen Jahr.

In der Praxis muss man hier ehrlich sein: Bei einfachen Dokumenten, Briefen, Berichten, alltäglichen Tabellen und Präsentationen ohne Sondereffekte funktioniert der Datenaustausch mit Microsoft-Formaten zuverlässig. Bei komplexen Excel-Tabellen mit umfangreichen Formatierungen, verschachtelten Berechnungen, Pivot-Tabellen, VBA-Makros oder bedingten Formatierungen sieht es anders aus. LibreOffice Calc kann solche Dateien häufig nicht korrekt konvertieren und darstellen. Formatierungen werden zerschossen, Makros laufen nicht, Berechnungen liefern andere Ergebnisse. Das ist kein Randproblem, sondern ein bekanntes und substanzielles Defizit, das sich trotz Verbesserungen in Version 26.2 (etwa bei XML-Maps und Performance) nicht grundlegend geändert hat. Wer im Firmenalltag auf komplexe Excel-Dateien angewiesen ist, die von Geschäftspartner°Innen, Steuerberater°Innen oder Banken kommen, wird mit LibreOffice Calc an Grenzen stoßen. Das ist der Bereich, in dem Microsoft Office tatsächlich schwer zu ersetzen ist.

Für Vereine, Privatpersonen und viele KMU-Anwendungsfälle, in denen keine hochkomplexen Tabellenkalkulationen ausgetauscht werden müssen, ist LibreOffice dagegen absolut praxistauglich. Die sinnvollste Strategie ist, intern auf das offene ODF-Format zu setzen und nur bei Bedarf in Microsoft-Formate zu exportieren.

Spannend ist die aktuelle Entwicklung rund um Euro-Office. Ende März 2026 haben Nextcloud, IONOS, Proton, OpenProject und weitere europäische Unternehmen einen Fork von OnlyOffice vorgestellt, der als vollständig europäische, quelloffene Office-Suite eine direkte Konkurrenz zu Microsoft 365 im Browser darstellen soll. Die erste stabile Version ist für Sommer 2026 angekündigt. Euro-Office wird dann die bisherige Collabora-Integration in Nextcloud ersetzen und ermöglicht kollaboratives Arbeiten an Dokumenten direkt im Browser. Ob Euro-Office hält, was es verspricht, muss sich zeigen, aber die Richtung stimmt.

Wer übrigens SoftMaker Office aus Nürnberg als Argument gegen Open Source ins Feld führen möchte: Das ist zwar eine ordentliche deutsche Office-Suite, aber eben proprietäre Software mit Lizenzkosten und kein Open Source.

E-Mail und Kalender: Thunderbird

Für E-Mail, Kalender und Kontakte als Ersatz für Outlook gibt es Thunderbird. Der Open-Source-E-Mail-Client wird seit 2023 unter dem Dach der MZLA Technologies Corporation (eine Mozilla-Tochter) aktiv weiterentwickelt und hat mit der Supernova-Oberfläche eine gründliche Modernisierung erfahren. Seit 2025 erscheinen monatliche Updates.

Im November 2025 hat Thunderbird native Microsoft-Exchange-Unterstützung für E-Mail via EWS erhalten. Das ist besonders für Unternehmen relevant, die schrittweise umsteigen wollen und noch eine Exchange-Infrastruktur betreiben. Kalender- und Kontaktsynchronisation über Exchange sollen folgen. Für alle anderen Szenarien unterstützt Thunderbird IMAP, POP3, CalDAV und CardDAV, also die offenen Standards, die jeder seriöse Mailserver beherrscht.

Wer mit Thunderbird grundsätzlich zufrieden ist, aber über ungefixte Bugs stolpert oder Funktionen vermisst, sollte sich Betterbird ansehen. Betterbird ist ein Soft Fork von Thunderbird, der auf derselben Codebasis aufbaut, aber Bugfixes schneller ausliefert und exklusive Verbesserungen enthält, die Thunderbird teilweise erst Monate später oder gar nicht übernimmt. Die aktuelle Version (140.10.1esr-bb22) lässt sich parallel zu Thunderbird installieren und auf demselben Profil betreiben, man kann also ohne Risiko testen. Das Projekt dokumentiert auf seiner Website detailliert, welche Fixes exklusiv in Betterbird enthalten sind und wo Thunderbird hinterherhinkt.

In einem Firmenumfeld mit eigenem Mailserver bietet sich die Kombination aus Thunderbird als Client und einem Open-Source-Groupware-Server an. Alternativen sind hier SOGo, Kopano oder grommunio (letzteres ein österreichischer Anbieter, der explizit auf Exchange-Kompatibilität setzt). Vereine und Privatpersonen, die keinen eigenen Server betreiben wollen, können auf europäische E-Mail-Anbieter wie Mailbox.org, Posteo oder Proton Mail zurückgreifen, die alle mit Thunderbird zusammenarbeiten und ihre Server in Deutschland beziehungsweise der Schweiz betreiben.

Cloud-Speicher und Zusammenarbeit: Nextcloud

Der zentrale Baustein für die Ablösung von OneDrive, SharePoint und der Microsoft-Kollaborationsinfrastruktur ist Nextcloud. Die aktuelle Version Nextcloud Hub 26 Winter (erschienen Februar 2026) integriert Dateispeicher, Kalender, Kontakte, E-Mail, Videokonferenzen (Talk), Aufgabenverwaltung und seit Neuestem kollaborative Dokumentenbearbeitung in einer einzigen Plattform. Das Architektur-Update mit der neuen ADA Engine bringt deutlich bessere Performance für größere Installationen.

Für KMU gibt es grundsätzlich drei Wege. Erstens: Selbst hosten auf einem eigenen Server oder einer gemieteten virtuellen Maschine bei einem europäischen Hoster. Das erfordert Linux-Kenntnisse und regelmäßige Wartung, gibt aber die volle Kontrolle. Zweitens: Managed Nextcloud bei einem deutschen Anbieter wie IONOS, Hetzner oder einem spezialisierten Nextcloud-Hoster buchen. Damit entfällt der Administrationsaufwand und man bekommt eine funktionsfähige Instanz mit Support. Drittens: Ab Sommer 2026 wird es mit office.eu eine europäische Plug-and-Play-Lösung auf Nextcloud-Basis geben, die sich explizit an Einzelpersonen und kleine Teams richtet, die nicht selbst hosten wollen.

Für Vereine ist die zweite oder dritte Variante in der Regel am sinnvollsten. Ein Verein mit 15 Mitgliedern, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Termine koordinieren und Dateien austauschen, braucht keinen eigenen Server, sondern ein zuverlässig betriebenes Nextcloud bei einem Hoster mit Sitz in Deutschland.

Privatpersonen, die einfach nur eine Cloud-Ablage ohne Google Drive oder OneDrive suchen, können Nextcloud auf einem Raspberry Pi zu Hause installieren (für Bastler°Innen), eine der zahlreichen Managed-Nextcloud-Angebote nutzen oder schlicht auf Anbieter wie Proton Drive ausweichen.

Videokonferenzen und Chat

Microsoft Teams ist für viele Unternehmen der Hauptgrund, überhaupt bei Microsoft 365 zu bleiben. Die Alternativen sind hier tatsächlich am fragmentiertesten, aber es gibt brauchbare Optionen.

Für Videokonferenzen ist Jitsi Meet die erste Wahl. Open Source, Ende-zu-Ende-verschlüsselt, läuft im Browser. Auf der öffentlichen Instanz meet.jit.si muss allerdings seit August 2023 die moderierende Person ein Konto bei Google, GitHub oder Facebook verwenden, um einen Raum zu erstellen. Teilnehmer°Innen können weiterhin ohne Konto beitreten. Allein diese Abhängigkeit von US-Authentifizierungsdiensten macht die öffentliche Instanz im Firmenumfeld aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen untauglich. Für Unternehmen gibt es stattdessen deutsche Managed-Jitsi-Hoster, die eigene dedizierte Instanzen auf Servern in Deutschland bereitstellen, inklusive DSGVO-konformem AV-Vertrag, deaktiviertem Logging und ohne Verbindungen zu Google-STUN-Servern oder anderen Drittanbietern. Anbieter wie KiwiTalk, Cloud1X oder Prolink betreiben solche Instanzen in deutschen Rechenzentren. Die Kosten beginnen bei Anbietern wie KiwiTalk bereits ab 44 Euro im Monat für kleinere Instanzen, wie sie für Vereine ausreichen. Größere Unternehmen mit höherem Bedarf an gleichzeitigen Teilnehmer°Innen landen bei 250 bis 300 Euro im Monat, dafür bekommt man dann einen leistungsfähigeren Server mit Mandantentrennung, Lobby-Funktion und Moderationskontrolle. Für gelegentliche Videokonferenzen privat oder im Verein kann die öffentliche Instanz ausreichend sein, sofern man mit der Authentifizierung über Google, GitHub oder Facebook leben kann. Für alles Geschäftliche führt kein Weg an einer eigenen oder gehosteten Instanz vorbei.

Wer Nextcloud bereits einsetzt, hat mit Nextcloud Talk eine integrierte Lösung für Chat und Videokonferenzen direkt in der Plattform. Das ist weniger leistungsfähig als ein dedizierter Jitsi-Server, reicht aber für die meisten KMU-Anforderungen aus und hat den Vorteil, dass alles unter einem Dach läuft.

Für reinen Chat als Slack- oder Teams-Ersatz gibt es mehrere Optionen. Mattermost ist die naheliegendste Alternative zu Slack: Open Source (MIT-Lizenz), selbst gehostet, unbegrenzte Nutzer°Innen und Nachrichtenhistorie in der kostenlosen Team Edition. Die Oberfläche ist bewusst an Slack angelehnt, der Umstieg fällt entsprechend leicht. Mattermost bringt Integrationen für GitHub, GitLab, Jira und andere Entwicklungstools mit und lässt sich auf eigenen Servern, VMs oder in einer privaten Cloud bei einem europäischen Hoster betreiben. Für technische Teams und Unternehmen mit DevOps-Workflows ist das die stärkste Option. Wer es dezentral und föderiert braucht, greift zu Element auf Basis des Matrix-Protokolls. Element funktioniert ähnlich wie E-Mail: verschiedene Server können miteinander kommunizieren. Das Protokoll ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und wird unter anderem von der Bundeswehr und der französischen Regierung für interne Kommunikation eingesetzt.

Was man ehrlich sagen muss

Ein 1:1-Ersatz für das Microsoft-Ökosystem existiert nicht. Microsoft hat über Jahrzehnte eine Plattform gebaut, in der alles ineinandergreift, von Word über Teams bis hin zu SharePoint und dem Active Directory. Wer umsteigt, tauscht ein integriertes System gegen eine Kombination aus spezialisierten Werkzeugen. Das funktioniert, erfordert aber Planung und die Bereitschaft, Workflows anzupassen.

Die Frage ist, was man dafür bekommt: Unabhängigkeit von einem Anbieter, der seine Preise nach Belieben erhöht, dessen Nutzungsbedingungen sich jederzeit ändern können und der dem US-amerikanischen Recht unterliegt. Kontrolle über die eigenen Daten. Keine erzwungenen KI-Funktionen, für die man bezahlen muss, ohne sie zu wollen.

Für Privatpersonen ist der Umstieg am einfachsten: LibreOffice installieren, einen europäischen E-Mail-Anbieter nutzen, Nextcloud für Dateien. Für Vereine kommt Nextcloud als zentrale Kollaborationsplattform dazu. Für KMU ist es aufwendiger, aber die Werkzeuge sind vorhanden und ausgereift genug, um Microsoft 365 in den meisten Szenarien vollständig zu ersetzen. Der Juli 2026 mit seinen Preiserhöhungen ist kein schlechter Zeitpunkt, damit anzufangen.

Zusammenfassung der Alternativen

  • Microsoft Word, Excel, PowerPoint: LibreOffice 26.2 (Desktop), Euro-Office (Browser/Kollaboration, ab Sommer 2026)
  • Microsoft Outlook: Thunderbird (mit nativer Exchange-E-Mail-Unterstützung seit November 2025), Betterbird (Thunderbird-Fork mit schnelleren Bugfixes, für Power-User)
  • OneDrive / SharePoint: Nextcloud Hub 26 Winter
  • Microsoft Teams (Video): Jitsi Meet oder Nextcloud Talk
  • Microsoft Teams (Chat): Mattermost (Slack-kompatibel, selbst gehostet, kostenlose Team Edition), Element (Matrix-Protokoll, dezentral), Nextcloud Talk oder Rocket.Chat
  • Exchange Server: SOGo, Kopano, grommunio
  • E-Mail-Hosting (ohne eigenen Server): Mailbox.org, Posteo, Proton Mail

Quellen:

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